اصول و مفاهیم سازمانی
مقدمه:
قبل از هر نوع بررسی درون سازمانی، توجه به ساختار اصلی سازمان و نحوه سازماندهی آن ضروری است. بنابراین در این فصل چگونگی سازماندهی، مفاهیم مرتبط با آن و مبانی مختلف تشکیل سازمان تشریح می شود:
سازمان عبارت است از: سیستمی متشکل از اجزاء به هم پیوسته و مبتنی بر نظم و انظباط که در جهت رسیدن به هدفهای خاصی فعالیت می کند و سازماندهی عبارت از فراهم آوردن امکانات و وسایل مورد نیاز برای رسیدن به هدفهای سازمان می باشد. به طوری که از تعریف سازمان برمی آید، اجرای متشکله آن بایستی به طریقی منظم و منطقی با یکدیگر در ارتباط و تعامل باشند تا بتوانند به طور معقول و هماهنگ برای دست یابی به هدف، مفید واقع شوند. به این ترتیب، مرحله آغازین تشکیل هر سازمان، تعیین هدفی است که سازمان برای دست یافتن به آن، به وجود می آید. پس از تعیین هدف و تبیین دقیق آن، لازم است تمهیداتی اتخاذ شود تا هدف، از قوه به فعل درآید. تعیّن پذیرد و متحقق شود. برای این منظور نیز بایستی وسایل نیل به آن مشخص شود و تربیت مناسبی جهت فراهم آوردن آن وسایل، اتخاذ گردد. سازماندهی وسیله ای است برای آن که سازمان به هدف نهایی اش دست یابد.
وقتی هدف در چنان سطحی تعیین شود که یک فرد به تنهایی توان رسیدن به آن را نداشته باشد و همکاری سازمان یافته گروهی از افراد را ایجاب کند. لازم است که نقش هر یک از افراد برای تحقق یافتن هدف، تعیین شود. به عبارت دیگر، کل کاری که بایستی صورت گیرد، به اجزایی مرتبط به هم، تقسیم می‌شود. و اجرای هر جزء به یکی از افراد احاله می گردد. به این ترتیب هر فرد اجرای وظیفه ای را بر عهده می گیرد و از طریق ارتباطهایی که با دیگران برقرار می کند به طور هماهنگی در جهت رسیدن به هدف سازمان می ورزد. این امر، تقسیم کار نامیده می شود. با تقسیم کار و گروه بندی وظایلف می توان یک سیستم سرپرستی و نظارت مشترک بین مشاغل و واحدها به وجود آورد و برای هر واحدی مدیری تعیین کرد که مسئولیت کلیه عملیات و اقدامات آن واحد را عهده دار باشد و از طریق برقراری ارتباط رسمی بین مدیران ساختار سازمانی و سیستم اختیارات رسمی را ایجاد کرد. معمولا گروه بندی وظایف مستلزم اشتراک در منابع و تسهیلات و ابزار مورد استفاده از یک سو و معیارهای سنجش عملکرد و ارزشیابی کار از سوی دیگر است. به علت اشتراک در منابع و معیارها، نوعی هماهنگی بین کارها و فعالیتهای افراد و گروه ها در سازمان به وجود می آید. به عبارت دیگر، این هماهنگی در اثر اشتراک در منابع، امکانات و تجهیزات کاری، معیارهای عملکرد و همچنین مجاورت فیزیکی و استفاده از مکان واحد مورد تاکید قرار می گیرد. لذا گروه‌بندی وظایف و تقسم کار تنها به خاطر سازماندهی صورت نمی گیرد. بلکه یک گام اساسی و مهم در جهت ایجاد هماهنگی در امور و فعالیتهای سازمانی نیز می باشد.
ساختار کلی سازمان
یکی از صاحب نظران رشته مدیریت به نام هنری مینزبرگ معتقد است که هر سازمان دارای پنج سطح یا بخش اساسی است که عبارتند از:
1) بخش مدیریت عالی که مسئولیت نهایی اداره امور سازمان را عهده دار است.
2) بخش مدیریت مبانی که بر کار واحدها نظارت می کند و فعالیتهای آنها را هماهنگ می سازد.
3) بخش عملیاتی که مسئولیت تولید کالاها و خدمات را بر عهده دارد.
4) بخش فنی که از متخصصان و صاحبنظران فنی و تکنیکی تشکیل می شود و در موارد لزوم نظرات تخصصی و فنی ارائه می دهد.
5) ستاد پشتیبانی که در خارج از جریان اصلی تولیدی سازمان قرار دارد و نقش کمک و یاری دهنده را برای سایر واحدها ایفا می کند
به نظر مینزبرگ، در سازمانهای مختلف، با توجه به مقتضای موقعیت ممکن است یکی از بخشهای فوق بخش کلیدی سازمان باشد و نقش غالب و مسلط را ایفا کند و ساختار سازمان را تحت تاثیر خود قرار دهد. بدیهی است که ساختار سازمانی نیز متاثر از نقش و اهمیتی خواهد بود که هر یک از بخشها دارا هستند.
مبانی سازماندهی
در مورد چگونگی تقسیم کار و طبقه بندی وظایف توضیحات مفصلی در کتب عمومی مدیریت آمده است. برای سازماندهی و تقسیم کار، مبانی متنوعی وجود دارند که در این جا به اختصار به برخی از آنها اشاره می شود:
1- سازمان بر مبنای تعداد
2- سازمان بر مبنای وظیفه (هدف)
3- سازمان بر مبنای نوع عملیات (تخصص)
4- سازمان بر مبنای مشتری (ارباب رجوع)
5- سازمان بر مبنای قلمرو عملیاتی (محل جغرافیایی)
6- سازمان بر مبنای محصول (نوع تولید)
7- سازمان بر مبنای پروژه
8- سازمان ماتریسی
9- سازمان با ساخت آزاد (ادهوکراسی)
10-سازمان با گروه های متداخل یا سازمان حلقوی
11-ساخت سازمانی مدولار
12-ساختهای ترکیبی اینک در مورد هر یک از مبانی یاد شده توضیح کوتاهی ارائه می شود:
1- سازمان بر مبنای تعداد:
در این نوع سازماندهی گروه بندی و تقسیم وظایف بر مبنای «تعداد» صورت می گیرد و شامل تقسیم بندی افراد به طور اتفاقی و به دسته های مساوی و مامور کردن هر دسته برای انجام دادن یک قسمت از وظایف سازمانی است و برای طبقه بندی نیروی انسانی مشابه که افراد آن دارای ویژگیهای تقریبا یکسانی هستند مفید است. مثل تقسیم وظایف در ارتشهای قرون وسطی
2- سازمان بر مبنای وظیفه (هدف)
در این نوع سازماندهی، واحدها بر حسب وظیفه و کاری که قرار است انجام دهند تقسیم بندی می‌شوند. در این مبنا هدف اصلی سازمان به فعالیتهای اصلی فعالیتهای اصلی به فعالیتهای فرعی، فعالیتهای فرعی به وظایف اصلی و وظایف اصلی به وظایف فرعی منقسم می شوند و اجرای هر دسته از وظایف مشابه و مرتبط به یک واحد احاله می شود و نقش هر یک از کارکنان در انجام بخشی از وظایف واحد تعیین می گردد، مثل ایجاد وزارت آموزش و پرورش به منظور اعتلای سطح آموزش در کشور.
3- سازمان بر مبنای نوع عملیات (تخصص):
در این روش مبنای تقسیم کار عبارت است از نوع فعالیت، تخصص و آگاهی های یکسان. به این ترتیب حرفه و تخصص افرادی که کار را انجام می دهند، ملاک تقسیم بندی واحدهای سازمانی خواهد بود. مثل سازمان نظام پزشکی یا ستاد خدمات کامپیوتری
4- سازمان بر مبنای مشتری (ارباب رجوع):
در این روش به دریافت کنندگان خدمات سازمان توجه می شود و سازماندهی بر اساس گروه های مختلف مشتریان و ارباب رجوع صورت می پذیرد. مثل وقتی که دانشگاهی مخصوص فرزندان شهدا به وجود می آید.
5- سازمان بر مبنای قلمرو عملیاتی (محل جغرافیا):
در این نوع سازماندهی محل و مکان عملیات ملاک قرار می گیرد و کلیه فعالیتهایی که در یک منطقه صورت می گیرند. تحت نظارت یک واحد، متشکل می شوند؛ مانند تشکیل واحدهای سرویس دهی برای نواحی مختلف شهری در سازمان شهرداری.
6- سازمان بر مبنای محصول (نوع تولید):
در این روش، مبنای گروه بندی وظایف و تقسیم کارها، نوع کالا یا محصولی است که قرار است تولید شود مثل اختصاص واحدهای سازمانی یک کارخانه به تولید کالاهای مختلف از قبیل کولر، یخچال و آب گرمکن
7- سازمان بر مبنای پروژه:
در سازمانهایی که این امکان وجود داشته باشد تا هدف و ماموریت آنها را در قالب پروژه ها و برنامه‌های تقریبا مستقلی اجرا کرد. می توان به تعداد پروژه های موجود در سازمان، واحدهای مستقلی را به وجود آورد و به این ترتیب سازماندهی را بر اساس پروژه های موجود انجام داد.
8- سازمان ماتریسی
سازمان ماتریسی، تلفیقی از سازمان بر مبنای وظیفه و سازمان بر مبنای پروژه است. به این ترتیب که جریان اختیار در واحدهای تخصصی به صورت عمودی و در واحدهای اجرایی به صورت افقی است و از تلاقی این دو محور یک ماتریس به وجود می آید. این نوع سازماندهی ابتدا در صنایع هوایی آغاز شد و سپس به سایر سازمانهای مدرن با تکنولوژی پیشرفته راه یافت. در این نوع سازمان نیروهای فعال سازمان در خزانه های تخصصی و تحت نظارت مدیریت سازمان قرار دارند و در موارد نیاز، بنا به اعتبار تخصصشان در واحدهای پروژه ای متشکل می شوند و پروژه مورد نظر را به مرحله اجرا درمی آورند و در پایان کار مجددا در خزانه تخصصی مستقر می شوند تا پروژه دیگری استفاده از خدمات آنها را ایجاب کند.
9- سازمان با ساخت آزاد یا ادهوکراسی
این نوع سازماندهی ساختی موقت فی البداهه و استعجالی دارد و برای رسیدن به هدف معینی، بدون طرح و نقشه قبلی به وجود می آید. این ساخت شباهت زیادی به سازمان ماتریسی دارد که از نیروهای اطلاعاتی و تخصصی بنا به مقتضای موارد مطرح شده مناسبترین استفاده های تخصصی و عملیاتی را به عمل می آورد.
در واقع هر یک از افرادی که به این ساختار و ستاد پشتیبانی آن ملحق می شوند، همه دانش و توان خود را به میدان سازمانی می آورند تا هم در حل مسائل موجود و هم در مورد مسائل و مشکلاتی که تحت تاثیر شرایط متغیر و متحول روز پدیدار می شوند، از آنها بهره گرفته شود و با ابتکار و خلاقیت و نوآوری خود می کوشند که راه های بهتر انجام کارها را دریابند وطرق موثرتر حل مسائل را کشف کنند.
10-سازمان با گروه های متداخل یا سازمان حلقوی
این ساخت در قالب گروه هایی که به وسیله اعضای مشترک با هم در ارتباط می باشند شکل می‌گیرد. یک فرد در گروهی به عنوان مدیر در گروه دیگر به عنوان مرئوس و در گروه سوم به عنوان مشاور می تواند انجام وظیفه کند. به این ترتیب روابط گروهی در این ساختار مورد تاکید قرار می‌گیرد.
11-ساخت سازمانی مدولار (ماجولار)
در این نوع سازماندهی سازمان از واحدهای مختلفی تشکیل می شود که هر واحد با ضوابط اجرایی مشخص و ماموریتی که خود مینیاتوری از ماموریت کل سازمان است به طور مستقل غیرمتمرکز و خودکفا به فعالیت ادامه می دهد. در این نوع ساختار هر یک از واحدها به عنوان یک مدل (واحد خودکفا) بر مبنای معیارها و ضوابط اجرایی معین عمل می کند و به این ترتیب خود واحد با توجه به معیارهای مشخص عملکرد خویش را در مورد نظارت و کنترل قرار می دهد و هرگاه ماموریت آن خاتمه بیابد، از بین می رود و مدلهای جدید برای پاسخگویی به نیازهای جدید و ماموریتهای تازه به وجود می آیند.
12-ساختهای ترکیبی
هریک از روشهای سازماندهی دارای محاسن و محدویت هایی هستند که بایستی با در نظر گرفتن ویژگیهای زمانی و مکانی و مقتضیات موقعیتی و شرایط حاکم آن را برگزید که بیشترین سود و کمترین زیان را عاید سازد. به همین دلیل است که امروزه کمتر سازمانی را می توان یافت که به طور کامل بر یکی از روشهای سازماندهی منطبق باشد و در اغلب موارد سازمانهای موجود بر مبنای ترکیبی از دو یا چند نوع از انواع برشمرده، تشکیل یافته اند و هر چه وسعت سازمان بیشتر باشد بر امکان تلفیق و ترکیب انواع روشها نیز افزوده می شود. نمونه هایی از انواع ساختهای سازمانی در صفحات بعدآورده شده است.
تنظیم نمودار سازمانی
آنالیست با توجه به موقعیت و شرایط حاکم بر سازمان و الویتهای مدیریت و با در نظر داشتن انواع مبانی سازماندهی و مزایا و معایب هر یک، طرح مناسبی را برای سازمان پیشنهاد می کند. برای تهیه طرح سازمان می توان از روشهای تحلیلی، تلفیقی و یا ترکیبی استفاده کرد:
در روش تحلیلی، امر گروه بندی فعالیتها و وظایف، از بالا به پایین انجام می شود. به این معنی که هدف سازمان به هدفهای فرعی، فعالیتها، وظایف و عملیات تقسیم می شود و اجرای مجموعه ای از وظایف و عملیات تحت عنوان یک شغل، به شاغل واگذار می گردد.
در روش تلفیقی، کار گروه بندی عملیات و وظایف، از پایین به بالا انجام می شود. ابتدا مشاغل مختلفی که باید در سازمان انجام شوند، مشخص می گردند و آنگاه مشاغل مشابه و مرتبط در یک گروه قرار داده می شود و به یک واحد سازمانی احاله می گردند و این کار ادامه می یابد تا سلسله مراتب سازمانی کامل شود.
در عمل بیشتر از روش ترکیبی که برآیندی است از روشهای تحلیلی و تلفیقی استفاده می شود و در عین حال که به محتوای مشاغل توجه می گردد، ارتباط لازم بین وظایف فعالیتها و هدفها نیز از نظر دور نمی ماند.
برای نشان دادن طرح تشکیلاتی سازمان از نمودار سازمانی استفاده می شود. در تنظیم نمودار سازمانی، آنالیست بایستی به موارد زیر توجه داشته باشد:
1- در مورد میزان تمرکز و عدم تمرکز امور در سازمان، محدودیت یا وسعت حیطه نظارت و مسطح بودن یا مرتفع بودن سلسله مراتب سازمانی، با مدیریت به تبادل نظر بپردازد و از اولویتهای وی آگاه شود.
2- نسبت به لزوم تناسب بین اختیارات و مسئولیتهای محوله به هر واحد، حساس باشد و سطح سازمانی مناسب را برای واحد ها پیشنهاد کند.
3- در توزیع مناسب اختیارات بین واحدهای صف (مسئول مستقیم عملیات) و ستاد واحدهای کمکی و معین به نحوی که آسان کنندۀ کار یکدیگر باشند دقت کند.
4- با توجه به ویژگیهای دریافت کنندگان خدمات سازمان، نوع تکنولوژی مورد استفاده در سازمان و درجه تنوع کالا و خدمات تولیدی در آن ترکیب مناسبی را جهت سازماندهی انتخاب و پیشنهاد کند.
5- در ارتباط هر یک از مشاغل و واحدها با هدف سازمان دقت کند و مطمئن شود که چنین ارتباطی موجود است.
6- قلمرو هر یک از واحدها را بررسی کند. امکان ترکیب چند واحد را در یکدیگر و نیز حذف واحدهای زائد را از نظر دور ندارد.
7- برای هر یک از واحدهای سازمانی با در نظرگرفتن اهمیت نسبی آنها و تکرار ارتباطشان با سطوح مالی مدیریت محل مناسبی را در سلسله مراتب در نظر بگیرد.
خلاصه:
سازمان عبارتست از سیستمی متشکل از اجزای به هم پیوسته و مبتنی بر نظم و انظباط که در جهت رسیدن به هدفهای خاصی فعالیت می کند و سازماندهی نیز عبارت است از فراهم آوردن امکانات و وسایل مورد نیاز برای رسیدن به هدفهای سازمان در سازماندهی، لازم است که نقش هر یک از افراد برای تحقق هدف تعیین شود. کل کاری که بایستی انجام گیرد، به اجزایی تقسیم می شود و اجرای هر جزء به یکی از اجزاء احاله می گردد. به این ترتیب هر فرد اجرای وظیفه ای را بر عهده می گیرد و از طریق ارتباطاتی که با دیگران برقرار می سازد به طور هماهنگ در جهت رسیدن به هدف سازمان تلاش می کند. این امر تقسیم کار نامیده می شود. برای سازمان دهی و تقسیم کار مبانی متنوعی وجود دارند که برخی از آنها عبارتند از:
· سازمان بر مبنای تعداد
· نوع عملیات مشتری
· قلمرو عملیات
· محصول
· پروژه سازمان ماتریسی
· ساخت آزاد
· گروه های متداخل یا حلقوی مدولار و
· بالاخره ساختهای ترکیبی
برای تهیه طرح سازمان می توان از روشهای تحلیلی، تلفیقی و یا ترکیبی استفاده کرد. طرح تشکیلاتی سازمان را نیز می توان در نمودار سازمانی منعکس نمود.
